Les premières factures sont délicates à établir pour un entrepreneur, une facture non valide risquant par exemple d’être payée en retard. Quelques règles suffisent toutefois à produire une facture en bonne et due forme. Votre cabinet comptable vous transmet en principe les règles à respecter pour établir vos factures. Ce rappel vous est proposé par le cabinet d’expertise comptable bordelais du Groupe ErecaPluriel, implanté en région Aquitaine.

Voir aussi : http://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires

Etablissement d’une facture de doit

Les mentions obligatoires

Une entreprise, quel que soit son statut juridique, est tenue de faire apparaître son identité complète sur sa facture, en l’occurrence son nom, adresse, raison sociale, numéro de SIRET et lieu d’immatriculation et n° d’identification TVA du vendeur et du client. Doivent également figurer sur la facture un numéro (unique) et la date, les coordonnées du client (nom/raison sociale et adresse), la désignation des produits ou services vendus (quantité, montant HT, taux de TVA applicable), le montant total à payer, les modalités de règlement (conditions d’un éventuel escompte ou mention « sans escompte ») ainsi que les pénalités de retard. Lister des mentions obligatoires sur une facture est important mais pas suffisant, encore faut-il les émettre et les archiver de manière correcte.

De manière générale :
Quelles sont les mentions obligatoires sur les documents commerciaux ?

Gestion administrative

Une facture est un document qui peut être remis en mains propres ou envoyée par voie postale ou électronique. Dans le cas d’une gestion de facturation par mail, l’entreprise émettrice est tenue de créer un document pouvant être lu par ordinateur sans traitement équivoque. Une signature électronique doit également figurer sur le document afin d’identifier le signataire et valider la facturation.

Les archives

Document administratif à part entière, la facture est soumise à certaines règles en ce qui concerne son archivage. Le délai de conservation légal s’étendant de 3 à 10 ans en fonction du type de facture, l’archivage doit être établi de manière chronologique. Il est essentiel pour une entreprise de pouvoir présenter ces documents durant ce laps de temps car ces derniers peuvent faire office de preuve en cas de contrôle administratif ou d’action en justice.

Nota bene : depuis le 1er janvier 2013, la loi prévoit une pénalité pour tout retard de paiement de 40€ pour frais de recouvrement.

Pour en savoir plus sur ce sujet : http://www.erecapluriel.fr/flash-special-factures-et-conditions-generales-de-vente-nouvelles-mentions-obligatoires/

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