Afin de choisir le meilleur logiciel de ressources humaines pour répondre aux besoins d’une petite entreprise, il est nécessaire d’établir un processus pour déterminer les parties prenantes, identifier les exigences essentielles, évaluer les options et sélectionner l’alternative qui remplit les critères de la manière la plus rentable possible. Un logiciel de gestion des ressources humaines efficace permet aux entreprises d’optimiser l’utilisation des ressources, de lier les objectifs de l’entreprise aux performances des employés, de gérer le roulement des employés et d’établir la position concurrentielle de l’entreprise tout en maintenant des niveaux élevés de satisfaction de la clientèle.
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Les parties prenantes
Investir dans un logiciel SIRH peut être coûteux. Les dirigeants d’entreprise doivent engager tous les services lors de la décision d’acheter et de mettre en œuvre un système SIRH sécurisé à l’échelle de l’entreprise. La rationalisation des fonctions RH, telles que le recrutement des employés, la conciliation de la facturation et la gestion des données des employés, est souvent compliquée et fastidieuse. Un système complet de gestion RH aide à s’assurer que les petites entreprises respectent les règlements gouvernementaux. En identifiant toutes les personnes impliquées dans le choix du logiciel RH au début du processus de sélection, les petites entreprises évitent les problèmes plus tard. La première chose à faire est d’évaluer le système actuel et leurs politiques de ressources humaines. Les parties prenantes devraient discuter de ce qui fonctionne à l’heure actuelle et quelles modifications doivent être apportées aux procédures existantes.
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Les Exigences
Examiner les interactions entre les différents services permet d’identifier les faiblesses dans le logiciel actuel de ressources humaines et d’énumérer les manières de les améliorer. En organisant des groupes de discussion, des entrevues personnelles et des sondages en ligne, les entreprises recueillent les renseignements nécessaires pour élaborer des exigences détaillées décrivant les caractéristiques et les processus nécessaires. Les systèmes SIRH suivent généralement la conformité réglementaire, les coûts d’assurance, la fréquentation, le salaire et le développement des employés. En donnant la priorité aux améliorations nécessaires, les membres de l’équipe différencient les fonctionnalités dont ils ont besoin. Par exemple, les intervenants doivent définir les types de rapports dont ils ont besoin et les éléments de données représentés sur chaque rapport.
L’Évaluation
L’évaluation efficace du logiciel RH dépend généralement de la génération d’une liste de contrôle. La sélection d’un outil qui permet à l’entreprise d’accroître la productivité, d’améliorer la rétention des employés, de réduire les redondances et d’accroître l’efficacité dépend de l’évaluation précise des options disponibles en fonction des besoins de l’entreprise. Les entreprises peuvent émettre des demandes de propositions pour des systèmes sur mesure ou décider d’acheter des systèmes disponibles sur le marché qui permettent la personnalisation. Demander des témoignages d’autres entreprises utilisant ces systèmes et parler avec les utilisateurs aide généralement à évaluer les logiciels HR plus précisément.
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La Sélection
La réalisation d’entretiens initiaux avec des fournisseurs permet de déterminer quelles applications logicielles répondent aux exigences de la société et aux critères de sélection dans le budget autorisé. En organisant des démonstrations de produits, les évaluateurs peuvent rapidement déterminer si le système est facile à utiliser, répond aux attentes et peut s’adapter aux besoins futurs. Éliminer certaines options devient plus facile si les parties prenantes ont un sens clair de ce qu’elles cherchent. Les évaluations finales ont tendance à fonctionner le mieux lorsque seulement trois finalistes sont considérés. En comparant les forces et les faiblesses de chaque solution de gestion RH, les équipes de sélection font un choix final en identifiant le logiciel qui répond à toutes les exigences listées.
Les systèmes attrayants ont généralement les critères suivants :
- ils sont rapides à mettre en œuvre,
- ils permettent d’importer facilement des données,
- ils utilisent une technologie standard,
- ils exigent une formation minimale des utilisateurs
- et ils sont adaptés aux besoins des entreprises émergentes.
