MT : Primobox : Un tiers de confiance dans la gestion documentaire en RH
MD : Primobox : Les avantages d’adhérer à la dématérialisation des flux de documents entrants et sortants.
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Le rôle de la RH est de garder les valeurs et les idéaux de l’entreprise. Elle fait en sorte que les employés adoptent l’esprit d’un groupe qui travaille ensemble. La RH vise à gérer les documents d’entreprise et à les stocker. Dans cette démarche, les solutions PRIMOBOX, en mode SaaS optimisent tous les processus métier. Elles contribuent à des gains de productivité et à des réductions de coûts significatives grâce à la dématérialisation des documents et l’archivage électronique.
Plan de l'article
Tout savoir sur le rôle des RH
Le domaine des ressources humaines (RH) est souvent divisé en deux. Le premier peut être qualifié de processus stratégiques pour placer les bonnes personnes aux bons postes. Ce domaine se concentre essentiellement sur :
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- les procédures d’embauche
- le développement des carrières
- la gestion des employés, dans le respect des objectifs de l’entreprise.
Le second domaine concerne plutôt les processus administratifs : gestion de la paie, des soins de santé et des avantages sociaux, émission des bulletins de salaire, gestion des détails administratifs et juridiques, établissement des contrats de travail.
Les responsables RH planifient et initient des formations. Ils consultent les dirigeants pour identifier les besoins et les qualifications nécessaires. Ils supervisent également l’application des procédures internes.
Actuellement, la GED ou Gestion électronique de documents est une solution de dématérialisation des processus de gestion en RH. Elle permet de numériser tout le système d’information et de gestion RH.
Dématérialiser les RH avec Primobox
Primobox est l’une des meilleures solutions de gestion des documents dématérialisée.
L’un des principaux avantages de la dématérialisation des RH est la réduction des coûts. La dématérialisation d’une fiche de paie réduit les coûts d’impression, de distribution et supprime le coût de l’affranchissement. Le bulletin de paie électronique, en format zéro papier, est plus facile à dispatcher lors d’un projet de dématérialisation.
L’archivage des documents personnels avec Primobox est sécurisé. Les droits d’accès à l’ensemble des documents sous forme électronique sont mieux gérés. La confidentialité est respectée. Les documents RH sont stockés dans le coffre-fort électronique de l’entreprise et bénéficient ainsi d’un archivage numérique.
La dématérialisation permet également la facilitation de la gestion des documents administratifs. Elle permet de gagner du temps de traitement des documents avec la dématérialisation du courrier, la dématérialisation des flux documentaires, la dématérialisation des factures (factures clients, factures fournisseurs et prestataires). Le circuit de document RH prend souvent beaucoup de temps. Avec Primobox, plus besoin de scanner avant d’archiver dans des classeurs. La numérisation permet des échanges plus fluides, améliorant ainsi le travail collaboratif. Avec la signature électronique, tout devient plus facile et plus rapide. Et les documents signés manuellement et électroniquement sont des documents à valeur juridique identique.
En adoptant une dématérialisation RH avec Primobox, l’entreprise va avoir recours à des coffres-forts numériques. Elle assure ainsi l’intégrité des documents dans des lieux uniques et sécurisés.
Les avantages d’une dématérialisation pour les employés
Le service de coffre-fort numérique permet à l’employé de stocker ses documents électroniques dans un espace personnel protégé par une identité numérique et un mot de passe. Il peut accéder à ses courriers et documents personnels en format numérique n’importe où et à partir de n’importe quel support : ordinateur, tablette ou smartphone.
En cas de perte de ses documents physiques, il lui est possible de recourir à ses fichiers numériques et obtenir la traçabilité de ses dossiers en temps réel. Les documents et les données professionnelles (fiches de paie, décisions, avancements ou sanctions) se trouvent en toute sécurité dans un coffre-fort virtuel. Le service RH va toutefois conserver les originaux.
L’archivage électronique et la conservation des documents respectent le cycle de vie des documents. D’autres outils de gestion administrative permettent également les échanges dématérialisés et d’archiver des documents numériques, comme Chorus pro, Open bee ou d’autres logiciels SIRH.
La dématérialisation des processus RH évite les processus longs et fastidieux. Elle génère des gains financiers importants en matière de distribution et d’archivage à valeur probante.
