Pour lancer un processus de transformation digitale, un logiciel GED open source est l’une des solutions sur lesquelles peut compter une PME. Il s’agit d’un outil qui permet de gérer et d’effectuer bien d’autres tâches au niveau des documents numériques. Étant donné que les solutions GED coûtent généralement moins chères, elles ne proposent pour la plupart que des fonctionnalités classiques. Quelques-unes en revanche semblent vraiment complètes et les neuf meilleures d’entre elles sont présentées ici.
Plan de l'article
Axelor : L’une des meilleures solutions GED
Destiné à plusieurs secteurs d’activités, Axelor est un logiciel GED open source qui permet de gérer tout type de fichier numérique. À ce propos, la solution embarque des fonctionnalités qui servent à répertorier ses documents, les différencier à l’aide de tags personnalisés et les rechercher de façon plus rapide.
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Les usages possibles avec cet outil vont plus loin. Il faut noter que grâce aux fonctionnalités supplémentaires intégrées à ce logiciel de gestion documentaire open source, il est également permis de concevoir des tableurs et textes avec la possibilité de les modifier puis de consulter dès que le besoin se fait sentir leur historique de création.
Vous pouvez aussi exporter vos documents de la solution GED sur votre ordinateur puis inversement, et ce quelle que soit la quantité de ces derniers. De plus, il faut retenir qu’avec Axelor, il n’est pas toujours nécessaire d’être en ligne pour accéder à ses fichiers. Le logiciel GED open source intègre en effet un mode hors connexion.
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Grâce à lui, vous pouvez donc consulter vos documents à tout moment. Il faut ajouter que cette application veille à la sécurité des contenus de ses utilisateurs. C’est pour cela qu’il offre la possibilité de décider de qui peut accéder aux fichiers et des actions que cette personne pourrait effectuer à leur niveau.
Malgré le grand nombre de fonctionnalités qu’il embarque, Axelor n’a pas besoin de connaissances techniques pour être utilisé, car sa mise en place s’effectue de manière simple et sans codage. Mieux, vous n’êtes pas lié au mode de fonctionnement de cet outil GED open source, car il est flexible.
Concrètement, il y a des options de paramétrage pour le définir à votre guise et la possibilité de concevoir une arborescence personnalisée des dossiers.
Nuxeo
Libre de téléchargement, Nuxeo est une solution GED susceptible d’être utilisée à la fois par plusieurs dizaines de milliers de personnes et capable de gérer des documents de très grande quantité. Ce qui en fait un outil accessible aussi aux grandes entreprises.
Compatible avec tous les systèmes d’exploitation et modes d’hébergements, le logiciel GED open source Nuxeo est facile d’usage, car il intègre un assistant technique. L’outil est également complet, car il vous permet d’ajouter autant de fonctionnalités que vous le souhaitez depuis sa marketplace.
Il n’effectue malheureusement pas un archivage complet de base et pour le configurer, il faut avoir des connaissances en informatique.
Documind
Grâce à sa disponibilité en cinq éditions, Documind est un logiciel GED open source susceptible de s’adapter à l’évolution de votre entreprise. En plus de permettre une gestion complète des documents, cette solution propose aussi un système de recommandations on-site, de discussions et de messagerie.
Multilingue et personnalisable, cet outil est aussi facile d’usage grâce à l’assistance qu’il intègre.
Zeendoc : que savoir de ce logiciel de gestion documentaire open source ?
Avec le logiciel GED open source Zeendoc, vous n’avez plus personnellement besoin de classer vos documents par dossiers. La solution de gestion électronique des documents open source se charge de le faire pour vous en se basant sur les données communes.
Elle sait également sécuriser vos fichiers, vous assister dans l’usage de l’application et pour la recherche rapide de vos documents grâce à son astuce des mots-clés. Vous pouvez aussi compter sur Zeendoc pour signer électroniquement vos fichiers.
Open Bee
Disponible en deux versions et accessible sur tout type d’appareil, Open Bee est un logiciel GED open source qui en plus de gérer des documents sait aussi produire des factures. L’outil supporte également plusieurs utilisateurs.
S’il y a besoin d’échanger entre ces derniers, Open Bee rend cette interaction plus aisée grâce à son Digital Workspace. En l’utilisant, il n’y a pas de risque de craindre des fuites au sein de la PME, car la solution GED embarque diverses options de sécurité renforcées.
DocuWare
Avec DocuWare comme logiciel GED open source au sein de votre PME, vous allez non seulement pouvoir effectuer la gestion de vos documents, mais aussi leur validation et archivage.
Ces différentes tâches se feront avec une remarquable sécurité, car le logiciel de gestion électronique des documents embarque un protocole HTTPS et une fonctionnalité d’autorisation d’accès. L’outil intègre également une plateforme collaborative et permet une recherche rapide des fichiers.
Le logiciel GED Youdoc
En dehors de la tâche classique des logiciels GED qui est de gérer un document, Youdoc peut aussi archiver et signer. Compatible avec un grand nombre de logiciels généralement disponibles au sein des PME, l’outil de gestion électronique des documents open source propose une recherche facilitée de ses fichiers.
Il est personnalisable, évolutif, facile à prendre et disponible en trois versions qui malheureusement sont complémentaires.
Intalio
Plusieurs tâches sont possibles avec le logiciel GED open source Intalio en dehors de la gestion de documents. Il s’agit de l’archivage de fichiers et de la conception de contenus. La solution GED open source est également capable de faire de la recherche de documents, de capturer ces derniers et de les importer en lots.
Si vous disposez d’un scanner, vous pouvez aussi numériser vos documents papier avec Intalio. Avec cet outil de gestion électronique des documents open source, l’ajout de toute fonctionnalité de son choix est au rendez-vous, de même que la réactivité.
Alfresco
Alfresco est un logiciel GED open source plus adapté aux grandes entreprises qu’aux PME, car pour bénéficier de ses fonctionnalités avancées, il faut opter pour sa formule payante. Néanmoins, dans sa version standard, la solution GED propose la gestion de documents, la connexion au LDAP et l’ajout d’autres outils comme Google Docs.
