Lors de ces journées portes-ouvertes, la plupart des participants sont des nouveaux contacts, auprès desquels les organisateurs devront présenter leurs activités. C’est un moment clé pour faire connaître ses produits et prestations, mais aussi pour rassurer sur la fiabilité de l’entreprise.
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Les portes-ouvertes sont des visites organisées d’une usine, d’un atelier ou encore d’un magasin. Lors de ces visites, les animateurs devront mettre en valeur le savoir-faire et les méthodes de travail de la société organisatrice. C’est pourquoi toutes les portes ouvertes commencent par une présentation de bienvenue et se terminent par un discours de remerciement des participants.
La communication lors des journées portes-ouvertes
Chaque journée portes-ouvertes nécessite une bonne organisation et un budget. Il est recommandé de faire un programme de la journée, avec des présentations et des visites des locaux. Pour créer une ambiance conviviale, les professionnels peuvent organiser aussi une projection d’un documentaire sur les produits, un atelier pratique ou encore un jeu-concours.
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Les dépliants et les cartes de visites sont des supports incontournables lors de tout événement professionnel. Il est conseillé ainsi de prévoir de tels supports de communication sur les tables et les étagères de la salle utilisée.
La plupart des journées portes-ouvertes sont également accompagnées d’un cocktail ou d’un buffet. Pour servir les boissons chaudes, les entreprises peuvent prévoir par exemple des gobelets ou encore des dosettes de sucre publicitaires, personnalisés avec leur logo. Certaines agences proposent également des bonbons publicitaires.
Si la journée se déroule sous la forme d’un séminaire ou des présentations plus longues, c’est l’occasion idéale pour préparer des stylos publicitaires, des bloc-notes ou encore de porte clé jeton caddie personnalisé. Tous ces objets publicitaires pratiques et originaux permettront de promouvoir l’image de l’entreprise auprès des participants.
Les préparatifs en amont de l’événement
Les organisateurs de tout type d’événement professionnel doivent mettre en place plusieurs actions de promotion à l’avance. Ils peuvent préparer des annonces et des communiqués de presse pour publication sur Internet, dans la presse spécialisée et auprès des médias locaux.
Ils ont la possibilité d’envoyer des invitations à travers les réseaux sociaux, les courriers ou les campagnes e-mailing. Selon l’ampleur de l’événement, ils peuvent aussi inviter des journalistes et des médias locaux.
Au niveau des check-lists, il est important de prévoir le programme de la journée longtemps à l’avance, avec le plan des locaux à visiter, les interventions des organisateurs et les ateliers prévus. Il est conseillé aussi de sélectionner les supports de communication et de les préparer à l’avance. La veille de l’événement, les organisateurs doivent aussi vérifier les lieux et les équipements qui seront utilisés lors des présentations.
