25 millions de dollars. C’est le plafond des sanctions qui plane désormais sur les organisations du Québec depuis septembre 2022, et il n’y a rien de théorique là-dedans. La loi ne fait pas dans la demi-mesure : chaque entité qui manipule des renseignements personnels doit désigner un responsable de la protection des données, sous peine de sanctions qui tutoient 4 % du chiffre d’affaires mondial, selon le plus élevé des deux montants.
Les exigences ne s’arrêtent pas là : les fournisseurs et partenaires externes sont également concernés. Quelques organismes publics bénéficient encore d’une exception, mais celle-ci s’applique dans des conditions strictes. La Loi 25 force un profond remaniement des pratiques internes et des relations commerciales. Les habitudes d’hier ne suffisent plus.
Pourquoi la Loi 25 marque un tournant pour la protection des données au Québec
Depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle loi au Québec, la législation connaît une transformation majeure. Inspirée par le modèle européen en matière de protection des renseignements personnels, elle s’adapte toutefois aux réalités québécoises. Transparence, consentement renforcé : désormais, chaque organisation doit revoir sa copie. La protection de la vie privée n’est plus une simple affaire de stockage sécurisé : elle s’impose comme un principe fondateur dans la gouvernance des institutions publiques et privées.
Le choc se mesure aussi à l’aune des sanctions. Les amendes peuvent atteindre des montants inédits au Québec, jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial. La commission d’accès à l’information se voit accorder des pouvoirs d’enquête et de sanction bien plus étendus, de quoi contraindre les entreprises à repenser en profondeur leur gestion des données personnelles. Collecte, stockage, utilisation : tout doit être réévalué, souvent dans l’urgence.
Mais la Loi 25 va plus loin qu’une simple réforme technique. Elle impose une véritable culture de la protection des renseignements. Les responsables doivent systématiser l’analyse des risques, formaliser les politiques internes, organiser des formations pour les équipes. Même les relations avec les fournisseurs et sous-traitants changent de nature. Ce projet de loi redessine les rapports entre citoyens, entreprises et administration, en instaurant, pour la première fois au Québec, une logique de responsabilité et de transparence qui s’applique à tous les niveaux.
Voici les changements qui s’imposent dès maintenant :
- Consentement explicite et traçabilité des finalités
- Notification obligatoire en cas d’incident de confidentialité
- Responsabilité accrue pour toute entité détenant des renseignements sensibles
Quels sont les changements concrets imposés aux entreprises et organisations
La nouvelle loi au Québec réécrit la feuille de route pour les entreprises, gestionnaires, et syndicats de copropriété. Les obligations se multiplient : rigueur et formalisation deviennent la règle. Chaque organisation doit désormais tenir à jour un carnet d’entretien, rédigé par un professionnel qualifié, membre d’un ordre reconnu. Ce carnet, véritable mémoire vivante du bâtiment, recense toutes les réparations majeures à anticiper sur 25 ans. Il fait l’objet d’une mise à jour annuelle et d’une révision complète tous les 5 à 10 ans. Il sert de socle à l’étude du fonds de prévoyance.
L’étude du fonds, elle aussi confiée à un spécialiste, doit être renouvelée tous les 5 ans. Son objectif : garantir la solidité du fonds de prévoyance face à l’état réel de l’immeuble. Lors de chaque vente, à partir du 14 août 2025, le syndicat de copropriété devra fournir une attestation officielle. Ce document, exigé par la loi, détaille les finances, les assurances souscrites, les réparations prévues, les litiges en cours, et le niveau de la réserve.
Autre nouveauté majeure : la protection des acomptes acheteurs. Les montants versés avant la transaction sont désormais placés en fiducie, sous la supervision d’un professionnel. Cette garantie vise à prémunir les acheteurs contre les défaillances de promoteurs ou de vendeurs trop optimistes.
Les nouvelles exigences se traduisent par une série de mesures concrètes :
- Tenue et mise à jour du carnet d’entretien par un professionnel
- Réalisation de l’étude du fonds de prévoyance tous les 5 ans
- Attestation du syndicat obligatoire pour toute vente
- Dépôt des acomptes sous protection fiduciaire
Ce nouvel arsenal réglementaire place chaque acteur de la copropriété divise sous le regard attentif des ordres professionnels et de la commission d’accès à l’information du Québec. Vigilance, documentation, suivis : la routine d’hier ne suffit plus.
Comprendre vos nouvelles obligations : responsabilités, consentement et transparence
En adoptant la nouvelle loi sur la protection des renseignements personnels, le Québec élargit le spectre de la vigilance à tous les niveaux. La responsabilité s’étend désormais au choix des intervenants : impossible de s’en remettre à l’improvisation. Professionnels mandatés, membres d’un ordre professionnel reconnu, Barreau, Chambre des notaires, Ordre des ingénieurs, évaluateurs agréés, architectes, technologues, comptables : la loi impose un standard d’expertise auquel nul ne peut déroger. Cette exigence garantit la fiabilité des documents, la traçabilité des décisions.
Le consentement n’est plus une simple formalité. À chaque étape, chaque collecte ou utilisation de données personnelles, il faut informer la personne concernée, obtenir son accord de manière appropriée, et documenter scrupuleusement la démarche. La transparence s’exprime par des politiques internes claires, mais aussi par une évaluation précise des risques de préjudice, selon les critères définis par la commission d’accès à l’information du Québec.
L’obligation de transparence traverse chaque interaction : diffusion des études du fonds, gestion des carnets d’entretien, remise de l’attestation lors d’une vente. Ces règles poussent les syndicats de copropriété et les gestionnaires à revisiter leurs procédures et leur gouvernance documentaire. La conformité devient un engagement personnel des administrateurs, surveillé de près par les ordres professionnels et la commission d’accès à l’information.
Se mettre en conformité avec la Loi 25 : étapes clés et conseils pratiques
La mise en conformité avec la Loi 25 se présente comme une étape structurante pour tout organisme, syndicat de copropriété ou gestionnaire immobilier au Québec. La première mesure consiste à désigner un responsable de la protection des renseignements personnels. Ce référent doit maîtriser l’ensemble du dispositif : de la collecte à la destruction des données, sans négliger la gestion des incidents de confidentialité.
Étapes à respecter
Pour structurer la démarche, il est utile de s’appuyer sur une feuille de route claire :
- Réalisez un inventaire précis des informations personnelles : type de données, finalité, durée de conservation.
- Élaborez des politiques internes détaillées pour la protection des renseignements et assurez leur diffusion auprès de tous les acteurs concernés.
- Créez un registre des consentements et vérifiez que chaque collecte repose sur une justification transparente.
- Mettez en place une procédure pour répondre rapidement aux demandes d’accès ou de rectification.
- Analysez les risques de préjudice à chaque étape d’utilisation ou de communication des données.
La formation s’impose comme un passage obligé. Des organismes comme le RGCQ, l’ASCQ ou certains cabinets spécialisés, à l’image de Borée services professionnels, proposent des formations adaptées aux administrateurs et gestionnaires. Cette montée en compétences permet d’éviter bien des désagréments : procédures judiciaires, conflits internes, blocages bancaires ou refus d’assurance.
Le calendrier légal ne laisse aucune place à l’improvisation : chaque syndicat doit pouvoir produire, dès le 14 août 2025, un carnet d’entretien à jour, une étude du fonds de prévoyance récente et une attestation conforme à chaque vente. Documentation rigoureuse et recours à un professionnel qualifié membre d’un ordre reconnu deviennent la règle, pas l’exception.
La Loi 25 ne laisse plus la place à l’approximation. Entre transparence, rigueur et vigilance, le Québec trace une nouvelle frontière : celle où la protection des renseignements n’est plus un détail, mais le cœur battant de la confiance collective. Qui sera prêt à franchir le pas ?
