Comprendre les réglementations sur la facturation électronique en France

À l’ère de la digitalisation, la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions et opérations financières évolue rapidement. La facturation électronique s’impose désormais comme une norme en France, favorisant une gestion plus fluide, transparente et efficace des échanges commerciaux. Cette révolution ne se fait pas sans règles. Afin d’assurer l’intégrité, la sécurité et la conformité des transactions, la France a mis en place des réglementations spécifiques autour de la facturation électronique. Dans cet article, nous plongerons au cœur de ces réglementations, démystifiant les obligations, les avantages et les enjeux qui les entourent. Que vous soyez chef d’entreprise, comptable ou simplement curieux de comprendre ce changement majeur, ce guide est fait pour vous.

Qu’en est-il de la généralisation de l’obligation des factures électroniques ?

Le gouvernement français, soucieux de modernisation et de renforcement de la compétitivité des entreprises, lance une réforme ambitieuse de la facturation électronique entre les entreprises. Depuis 2021, un travail collaboratif, associant l’administration et divers acteurs-clés, a défini un dispositif adéquat. Il s’articule autour de l’utilisation de plateformes de dématérialisation privées et d’un Portail Public de Facturation (PPF).

La mise en œuvre de cette réforme est soutenue par l’ouverture d’un service d’immatriculation des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), confirmant l’engagement de l’administration à travailler étroitement avec les entreprises. Ainsi, le gouvernement met l’accent sur la collaboration, le dialogue et la flexibilité afin de réussir cette importante transformation.

Pourquoi mettre en place une réforme sur la facturation électronique ?

La facturation électronique, déjà effective dans le domaine public depuis le début de 2020 pour les échanges B2G (Business to Government), s’étend aujourd’hui aux relations B2B. Cette extension est basée sur l’article 153 de la loi de finances 2020 et a été clarifiée par l’ordonnance n°2021-1190 datant du 15 septembre 2021.

Depuis 2020, l’adoption généralisée de la facture électronique vise principalement à :

• Contrer les fraudes relatives à la TVA
• Rendre les déclarations de TVA plus aisées
• Alléger les démarches administratives pour les entreprises
• Disposer d’une vision instantanée de l’activité des sociétés

Bien que la réforme apporte des avantages tangibles aux entreprises, son but initial demeure la prévention de l’évasion fiscale, en particulier concernant la TVA, source majeure de revenus pour l’État. Dans cette perspective, il est prévu que l’administration fiscale facilite, à l’avenir, le processus des déclarations de TVA en les pré-remplissant.

La réforme aspire aussi à alléger les procédures des entreprises et renforcer leur compétitivité grâce à la digitalisation. Ceci engendre des économies en termes de gestion, une meilleure maîtrise des temps de paiement et une supervision améliorée. D’après le ministère de l’Économie et des Finances, ce gain d’efficacité représente une économie de 4,5 milliards d’euros pour plus de 4 millions d’entreprises. Il est donc essentiel pour les entreprises de se préparer à cette transition imminente.

Toutefois, bien que cette transition vers la facturation électronique présente des avantages indéniables, il est à noter que sa mise en œuvre a subi quelques ajustements.

L’obligation des factures électroniques est reportée

Pour assurer une transition en douceur des entreprises vers la facturation électronique, un communiqué du 28 juillet émanant de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) a annoncé le décalage de la mise en œuvre de cette initiative. L’échéance repoussée sera arrêtée dans le cadre de la loi de finances prévue pour 2024.

Le transfert des factures électroniques s’effectuera via une plateforme accessible tant pour celui qui émet que pour celui qui reçoit la facture. Il peut s’agir du Portail Public de Facturation (PPF) ou d’une autre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée par les services fiscaux. Un système d’enregistrement dédié aux PDP a été lancé en mai 2023.

Avec cette infrastructure en place pour faciliter le processus, on observe une tendance claire vers une adoption plus large de cette technologie en France.

Comment va s’effectuer la transition vers la facturation électronique pour les entreprises ?

La transition vers la facturation électronique représente un tournant pour les entreprises françaises dès 2024. Pour s’y adapter, les entreprises doivent d’abord identifier les parties concernées par cette évolution et évaluer les ajustements nécessaires. Le processus de facturation doit être modifié pour intégrer une plateforme adaptée aux factures électroniques, tout en veillant à la cohérence avec les systèmes comptables actuels.

Cette mutation, loin d’être une simple contrainte administrative, est à appréhender comme une opportunité. Elle influencera non seulement les systèmes d’information, mais également les procédures et les collaborateurs. La révision des processus actuels est également primordiale pour assurer une transition fluide. Enfin, l’implication des équipes est centrale : une formation adaptée et une communication interne efficace garantiront une adoption réussie de la facturation électronique. Au cœur de cette transition, l’anticipation et la préparation sont les clés pour transformer cette obligation en avantage stratégique.

Comment effectuer la mise en œuvre de la facturation électronique en entreprise ?

La mise en œuvre de la facturation électronique dépend notamment du volume et de la nature des factures qu’une entreprise traite chaque année. Plusieurs méthodes sont disponibles selon les besoins :

• Collaboration avec un expert-comptable : Les PME peuvent confier la gestion, transmission et réception de leurs factures électroniques à un expert-comptable. Ce dernier sera en charge d’émettre les factures et de transmettre les données requises à l’administration. Si cette option vous intéresse, consultez votre expert-comptable pour connaître les conditions et la préparation de cette obligation.
• Usage d’un logiciel comptable : Si une entreprise utilise déjà un logiciel de comptabilité, elle peut souvent exploiter ses fonctionnalités pour la transmission électronique. Il est crucial de contacter l’éditeur du logiciel pour s’assurer qu’il est compatible avec le Portail Public de Facturation ou d’autres plateformes, et connaître les coûts éventuels associés.
• Gestion manuelle : Les entreprises avec peu de factures peuvent émettre et transmettre manuellement leurs factures sur le portail public de facturation. Ce portail offre des outils pour convertir des factures PDF en formats numériques normalisés et permet la saisie directe des données.
• Utilisation d’une plateforme ou d’un opérateur spécialisé : Les entreprises peuvent opter pour des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), ou un Opérateur de Dématérialisation (OD) pour se connecter au PPF. Ces entités faciliteront la transmission des factures et pourront offrir de nombreux services additionnels de dématérialisation et d’automatisation de tâches (conversion de format, extraction de données, rapprochement comptable, mise à jour des statuts, e-reporting…). Pour les entreprises avec un volume important de factures, le recours à ces plateformes est particulièrement recommandé. Ces plateformes peuvent également offrir des fonctionnalités supplémentaires, comme l’intégration avec d’autres logiciels ou des modules statistiques.

En résumé, le choix de la méthode dépend de la taille de l’entreprise et du volume de factures, avec des options allant de la gestion manuelle à l’usage de plateformes spécialisées ou de logiciels comptables intégrés.