La gestion des finances en entreprises peut s’avérer être une tâche difficile et compliquée. De nombreuses dépenses peuvent être effectuées par vos collaborateurs, les différents services de la société, mais également par les managers. De ce fait, ces derniers peuvent demander des remboursements des frais qu’ils ont engagés pour le compte de l’entreprise. Pour cela, ils doivent remplir un justificatif de note de frais. Depuis quelques années, plusieurs outils ont été créés pour faciliter la gestion des notes de frais pour les entreprises et leurs salariés. Parmi eux, il y a Spendesk.com qui offre, en plus de l’application de gestion, des cartes de paiements spéciales pour les dépenses des salariés.
Les notes de frais, une procédure complexe pour tous
Que ce soit pour les dirigeants ou pour les salariés, les notes de frais ont souvent été une besogne contraignante. D’un côté, vous devez toujours garder les justificatifs de vos dépenses sous peine de ne pas obtenir un remboursement. De plus, vous pouvez perdre du temps à reconstituer ces justificatifs comme les tickets de transport (métro, avion ou carburant sur une voiture de fonction…), les frais kilométriques, les additions au restaurant, les factures de taxi ou les frais d’hôtel. Toutefois, de nombreux salariés renoncent à ce remboursement face à la complexité des règles et la difficulté de la démarche.
A lire aussi : Les données des clients valent en réalité de l'or !
De l’autre côté, pour les entreprises, la complication des frais de gestions peuvent les conduire à rembourser des frais plus important que la limité autorisée. Elle risque également le mécontentement de leurs employés qui ont des difficultés à obtenir le remboursement ou à comprendre la politique de dépense.
En temps normal, la gestion des notes de frais et la validation du remboursement prend jusqu’à une heure par collaborateur.
A lire en complément : Dossier : le cabinet de recrutement pour les cadres et les dirigeants
La numérisation des notes de frais avec Spendesk
Créée par une start-up française fondée en 2016, l’application Saas Spendesk offre plusieurs possibilités à ses utilisateurs. L’application Spendesk, disponible en ligne et sur les mobiles, permet de gérer facilement les dépenses de l’entreprise.
Employés et comptables ne seront plus obligés de manipuler les papiers liés aux notes de frais. Les deux parties n’auront plus à perdre du temps avec les justificatifs de dépense et la demande de remboursement. Des cartes de paiements physiques ou en ligne sont allouées aux personnes ou aux équipes ayant besoin d’effectuer des dépenses. La société peut définir les budgets attribués à ces derniers et même contrôler les dépenses.
L’application Spendesk vise à donner aux entreprises un outil efficace et pratique pour gérer les dépenses. En un clic, le comptable ou le manager pourra valider une dépense et recharger la carte du collaborateur. Il pourra accéder à un tableau de bord en ligne qui recensera tous les paiements effectués avec les cartes Spendesk. Les employés n’auront plus à avancer de l’argent pour leurs dépenses professionnelles. Même en déplacement, cette application est d’une grande aide. Vous pourrez prendre une facture en photo pour éviter de la perdre.
