La gestion des finances en entreprises peut s’avĂ©rer ĂŞtre une tâche difficile et compliquĂ©e. De nombreuses dĂ©penses peuvent ĂŞtre effectuĂ©es par vos collaborateurs, les diffĂ©rents services de la sociĂ©tĂ©, mais Ă©galement par les managers. De ce fait, ces derniers peuvent demander des remboursements des frais qu’ils ont engagĂ©s pour le compte de l’entreprise. Pour cela, ils doivent remplir un justificatif de note de frais. Depuis quelques annĂ©es, plusieurs outils ont Ă©tĂ© crĂ©Ă©s pour faciliter la gestion des notes de frais pour les entreprises et leurs salariĂ©s. Parmi eux, il y a Spendesk.com qui offre, en plus de l’application de gestion, des cartes de paiements spĂ©ciales pour les dĂ©penses des salariĂ©s.
Les notes de frais, une procédure complexe pour tous
Que ce soit pour les dirigeants ou pour les salariĂ©s, les notes de frais ont souvent Ă©tĂ© une besogne contraignante. D’un cĂ´tĂ©, vous devez toujours garder les justificatifs de vos dĂ©penses sous peine de ne pas obtenir un remboursement. De plus, vous pouvez perdre du temps Ă reconstituer ces justificatifs comme les tickets de transport (mĂ©tro, avion ou carburant sur une voiture de fonction…), les frais kilomĂ©triques, les additions au restaurant, les factures de taxi ou les frais d’hĂ´tel. Toutefois, de nombreux salariĂ©s renoncent Ă ce remboursement face Ă la complexitĂ© des règles et la difficultĂ© de la dĂ©marche.
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De l’autre cĂ´tĂ©, pour les entreprises, la complication des frais de gestions peuvent les conduire Ă rembourser des frais plus important que la limitĂ© autorisĂ©e. Elle risque Ă©galement le mĂ©contentement de leurs employĂ©s qui ont des difficultĂ©s Ă obtenir le remboursement ou Ă comprendre la politique de dĂ©pense.
En temps normal, la gestion des notes de frais et la validation du remboursement prend jusqu’Ă une heure par collaborateur.
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La numérisation des notes de frais avec Spendesk
CrĂ©Ă©e par une start-up française fondĂ©e en 2016, l’application Saas Spendesk offre plusieurs possibilitĂ©s Ă ses utilisateurs. L’application Spendesk, disponible en ligne et sur les mobiles, permet de gĂ©rer facilement les dĂ©penses de l’entreprise.
EmployĂ©s et comptables ne seront plus obligĂ©s de manipuler les papiers liĂ©s aux notes de frais. Les deux parties n’auront plus Ă perdre du temps avec les justificatifs de dĂ©pense et la demande de remboursement. Des cartes de paiements physiques ou en ligne sont allouĂ©es aux personnes ou aux Ă©quipes ayant besoin d’effectuer des dĂ©penses. La sociĂ©tĂ© peut dĂ©finir les budgets attribuĂ©s Ă ces derniers et mĂŞme contrĂ´ler les dĂ©penses.
L’application Spendesk vise Ă donner aux entreprises un outil efficace et pratique pour gĂ©rer les dĂ©penses. En un clic, le comptable ou le manager pourra valider une dĂ©pense et recharger la carte du collaborateur. Il pourra accĂ©der Ă un tableau de bord en ligne qui recensera tous les paiements effectuĂ©s avec les cartes Spendesk. Les employĂ©s n’auront plus Ă avancer de l’argent pour leurs dĂ©penses professionnelles. MĂŞme en dĂ©placement, cette application est d’une grande aide. Vous pourrez prendre une facture en photo pour Ă©viter de la perdre.