Effectuer un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Pour le réussir, il faut effectivement une organisation plus que minutieuse. Il exige également de suivre une démarche juridique.
Plan de l'article
Comment se passe la planification d’un déménagement d’entreprise ?
Un déménagement d’entreprise nécessite au moins une planification afin d’éviter les mauvaises surprises. Avant toute chose, il faut un local qui pourra répondre à vos attentes. Tant que vous n’avez pas trouvé un bureau, aucun changement n’est envisageable. C’est une étape très importante, car elle va définir la situation de l’entreprise après le déménagement.
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Communiquer l’information concernant le déménagement au sein de l’entreprise est aussi très important. Vous ne pouvez pas effectuer un déménagement sans informer les employés. La raison est que ces derniers font partie de l’entreprise donc ils sont tout autant concernés.
Il se peut que vous bénéficiez de leur contribution à la planification du déménagement. De plus, cela peut vous aider à mesurer la motivation de vos salariés et leur esprit d’équipe qui est fondamental pour mener à bien leurs missions.
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Quant à la préparation ?
Un déménagement d’entreprise nécessite une préparation de quelques mois, au moins 6 mois. Une fois que vous avez choisi les locaux, c’est maintenant le moment de négocier avec le bailleur.
Au cas où vous avez opté pour un domaine traditionnel, vous pouvez choisir un des trois éléments fixés, dont trois, six et neuf ans. Par contre, pour un local coworking, vous avez plus de flexibilité. Ainsi, vous pouvez poursuivre par la signature du contrat pour déménager si toutes les conditions sont évidemment respectées.
Il y a également des installations techniques à réaliser qui doivent être préparées d’avance. Installer une box d’entreprise doit être pensé au préalable pour s’assurer que les activités de l’entreprise ne soient pas interrompues trop longtemps. De ce fait, n’hésitez pas à engager un professionnel pour faire ce travail pour que tout soit bien fait et à temps.
L’établissement d’un cahier des charges est aussi une étape indispensable pendant la préparation. Cette tâche consiste à rédiger le planning et les charges à faire lors du déménagement. Pour cela, faites un calendrier opérationnel renfermant un classement par thématique et en fonction de l’importance de la tâche.
Concernant la coordination de la logistique du déménagement, le mieux est de confier cette mission à un collaborateur. Il s’agit d’un professionnel du déménagement dont le travail est de conseiller, d’aider et de réaliser le déménagement. De ce fait, vous pouvez effectuer d’autres travaux en même temps.
La réalisation du déménagement
La réalisation du déménagement s’effectue en trois étapes dont la préparation du transport d’équipement, le stockage du parc informatique et le transfert Internet, et le jour J. La première phase concerne le placement des objets utiles dans des cartons. N’emmenez que les essentiels dans le nouveau local.
Quant à l’inventaire du parc informatique, il s’agit de vérifier que les matériels informatiques et la connexion sont en état de marche. C’est pour garantir la continuité des activités de l’entreprise. Il faut faire une vérification détaillée des équipements, serveurs, ordinateurs, etc.
Le jour du déménagement reste le plus crucial puisqu’il est temps de commencer à travailler dans un nouvel endroit. Il est recommandé de déménager pendant le weekend pour éviter de perturber les opérations de la société. Dès que vous avez déménagé, n’oubliez pas que la phase d’adaptation de vos équipes peut durer quelques semaines. Il faut donc laisser quelque temps aux employés pour s’habituer.
En quoi consistent les démarches juridiques ?
Le déménagement d’entreprise est souvent dû à un changement de situation ou bien à une évolution. Pour réaliser un déménagement dans les règles, vous devez suivre des démarches juridiques. Les informations ci-dessous vous seront utiles pour ce type de déménagement.
La première est de penser à modifier le statut de la société lors d’un rassemblement en rédigeant un procès-verbal. En outre, sa nouvelle adresse doit être affichée dans les documents officiels. Un communiqué est aussi obligatoire pour informer les clients. Ce sont les tiers du déménagement qui s’occupent de le publier dans le Journal d’annonces légales ou JAL.
Concernant les dossiers à fournir pour le transfert de bureaux, les voici :
- Le statut modifié de l’entreprise
- Le contrat de bail commercial
- Le nouveau contrat de location de bureau
- Les documents CERFA
Vous devez également informer le greffe ou le CFE ou Centre de Formalité des Entreprises avec une déclaration de la mutation d’adresse administrative et fiscale de l’entreprise.
