4 %. Un simple chiffre, mais il suffit à faire frémir les directions d’entreprise depuis septembre 2022. Le moindre écart en matière de conformité peut désormais entraîner des amendes qui grimpent jusqu’à ce seuil du chiffre d’affaires mondial. Et nul besoin de collecter soi-même des données personnelles pour se retrouver concerné : héberger ou traiter les informations de tiers place aussi sous le joug de ces nouvelles exigences.L’extraterritorialité de la réglementation décloisonne les frontières : partenaires et fournisseurs, où qu’ils se trouvent, doivent s’aligner. Impossible de se contenter de pratiques internes floues, chaque gestion de risque, chaque mécanisme de consentement doit être documenté, traçable, prêt à être justifié à tout moment.
Loi 25 : un tournant majeur pour la protection des données au Québec
La loi 25 a bouleversé le paysage québécois de la protection des renseignements personnels. Le gouvernement a finalement pris la mesure du défi numérique et adapté un cadre législatif qui avait pris du retard. Si la source d’inspiration est européenne, l’application épousant les réalités du Québec se place désormais sous l’œil acéré de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).
Le déploiement de ces nouvelles règles s’est fait par étapes : d’abord en 2022 avec les premiers jalons, puis l’expansion des droits individuels en 2023, et, en 2024, la règle du jeu s’impose à tous. Désormais, la protection de la vie privée prend une dimension tangible et les droits des citoyens se voient renforcés. Toutes les organisations qui traitent des données personnelles de Québécois se retrouvent directement concernées, même à l’extérieur du territoire provincial.
Ce texte n’est pas simplement réglementaire, il impose de revoir, du sol au plafond, la gouvernance de l’information. Il s’agit de nommer un responsable, d’instaurer des formations, de publier une politique de confidentialité claire. Les amendes atteignent des montants spectaculaires, jusqu’à 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Mais la finalité dépasse le respect procédural : il s’agit de rebâtir la confiance, avec un contrôle accru de la CAI et la nécessité d’un dialogue permanent avec chaque personne concernée.
Les impacts les plus marquants de la loi sont les suivants :
- Modernisation des lois : enfin, le cadre colle aux nouveaux usages numériques et à l’exigence de vigilance citoyenne.
- Renforcement des droits : chacun peut interroger son dossier, exiger une rectification, faire supprimer ou transférer ses données ailleurs.
- Surveillance renforcée : la Commission d’accès à l’information prend une part active dans la vérification de l’application des nouvelles obligations.
Quels nouveaux défis la loi 25 impose-t-elle aux entreprises ?
Pour les entreprises et organisations, la loi 25 impose de revoir complètement la gestion des données personnelles. La première étape : désigner officiellement un responsable de la protection des renseignements personnels et rendre ses coordonnées visibles sur le site web. Même situées hors du Québec, les sociétés qui traitent des informations de Québécois sont désormais dans le périmètre.
Impossible de faire l’impasse sur la formation des employés. Ils doivent maîtriser les exigences réglementaires, savoir quoi faire en cas d’incident, appliquer des directives strictes. Cela s’appuie sur une documentation complète et à jour : chaque mission en lien avec la protection des renseignements est consignée noir sur blanc.
La création d’un programme de gouvernance de l’information devient incontournable. Cela suppose de tracer avec précision la collecte, l’usage, la conservation et la destruction des données. Lorsqu’un transfert de renseignements est fait à un tiers, on doit pouvoir démontrer la conformité des parties prenantes. Chaque service, ressources humaines, informatique, juridique, doit adapter ses façons de faire, car la vigilance n’est plus réservée à un service isolé.
Les points à traiter concrètement s’organisent ainsi :
- Rédiger et rendre publique une politique de confidentialité claire, accessible et compréhensible
- Mettre en place un système de gestion des consentements et de traitement des droits individuels
- Notifier sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) en cas d’incident de confidentialité
On ne décrète pas la conformité loi 25 : elle se bâtit jour après jour, dans chaque département, par l’anticipation et des ajustements constants.
Consentement, sécurité, transparence : ce que la loi change concrètement pour votre organisation
Désormais, le consentement implique une démarche explicite : chacun doit savoir précisément comment et pourquoi ses renseignements sont utilisés. Fini les cases précochées ou les formulations opaques. Toute personne doit pouvoir revenir sur sa décision, facilement, et chaque consentement s’accompagne d’une traçabilité incontestable.
La sécurité de l’information impose des mesures rigoureuses à chaque étape : lors de la collecte, pendant la conservation, lors du traitement, jusqu’à la destruction. En cas d’incident ou de fuite, l’enregistrement dans un registre interne ne souffre d’aucun retard, et les notifications doivent être envoyées sans tarder, tant aux autorités qu’aux personnes lésées. Réactivité et transparence ne sont plus négociables.
La politique de confidentialité gagne en visibilité : affichée sur le site, rédigée dans un langage limpide, elle explique les usages des données, les droits associés et comment les exercer. Désormais, l’accès à ses propres renseignements, leur correction, leur suppression ou leur transfert deviennent simples et accessibles pour tout citoyen.
Pour clarifier les principales évolutions à intégrer dans les pratiques :
- Obtenir et documenter un consentement éclairé à chaque collecte de donnée
- Établir un registre des incidents et l’actualiser systématiquement
- Publier une politique de confidentialité affichée et compréhensible
- Permettre l’effacement et la portabilité des données sur simple demande
Les amendes atteignent de nouveaux sommets : 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial pour les manquements sévères. La conformité quitte le terrain du ponctuel pour devenir un pilotage permanent, ancré dans la durée.
Adopter les bonnes pratiques pour assurer la conformité et renforcer la confiance de vos clients
Structurer la gouvernance de l’information devient central. Les responsabilités doivent être clairement définies, du responsable dédié aux équipes sur le terrain. Les procédures, depuis la gestion des incidents jusqu’à la suppression des données, sont appelées à être écrites, suivies, mises à jour, et non oubliées dans un dossier.
La sensibilisation des équipes doit dépasser la formation classique. Chaque salarié sera amené à détecter les signaux faibles, traiter les données avec discernement et réagir de façon appropriée. En optant pour des formats ancrés dans la réalité de leur quotidien, on augmente la vigilance collective et réduit significativement les risques de faille.
Des outils technologiques viennent soutenir ce changement : solutions de gestion de consentement, suivi fin des accès, sécurité renforcée. Consent Manager, OneTrust, TrustArc, LastPass ou Salesforce Customer 360 représentent autant d’alliés pour guider la conformité et faciliter les contrôles lors d’un audit. L’outil n’est rien sans le regard humain, garant de la cohérence globale de la démarche.
Une politique de confidentialité publiée en ligne, lisible et réactualisée, détaille en toute clarté les droits des personnes et les mécanismes de protection instaurés. La transparence devient un argument commercial : un client qui perçoit l’engagement réel d’une organisation pour la protection de ses données revient, recommande, fait confiance. Transformer la contrainte réglementaire en avantage concurrentiel n’a rien d’un slogan : c’est la stratégie de ceux qui visent sereinement l’avenir.
