Je voudrais vous souhaiter à tous une très bonne année et succès dans tous vos projets professionnels et personnels et je tiens également à remercier Farid Boulfoo du blog cadreexcellent.com pour cet article qui, au début de l’année, nous rappelle les règles essentielles d’une planification efficace.
Avez-vous déjà ressenti l’angoisse d’apprendre que vous êtes désigné chef de projet et que vous devez proposer un horaire pour la semaine suivante ?
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Avez-vous déjà regardé votre horaire quelques semaines après le lancement et vous êtes rendu compte qu’il ne ressemble plus à ce que vous avez proposé à l’origine ? Connaissez-vous ce sentiment de frustration lorsque vous apprenez qu’un intervenant ne sera pas en mesure de respecter l’horaire alors que vous avez déjà engagé et publié le calendrier du projet ?
Avez-vous déjà connu des retards dans le calendrier global en raison d’un retard sur un livrable ou un sujet qui était sur la voie critique ? Avez-vous déjà vécu ce sentiment d’angoisse et de dégoût lorsque vous réalisez un quelques semaines après le lancement que vous avez omis d’avoir omis un impact ou une tâche et que cela aura un impact sur votre calendrier.
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Si votre réponse est oui pour l’une des questions ci-dessus, alors j’ai 2 bonnes nouvelles pour vous :
- La première : ces aventures de planification sont la vie quotidienne de 80% des chefs de projet
- Deuxièmement : J’ai la modeste intention de vous montrer à travers cet article comment contrecarrer ces pièges et rendre le plus fiable et optimisé votre planification de projet. Pour que mes paroles soient bien illustrées et non théoriques, j’ai choisi ici l’exemple d’un projet informatique, mais l’approche et les conseils donnés sont tout à fait valables pour des projets dans d’autres domaines.
Tout ce que vous avez à faire est de suivre les 6 étapes suivantes pour apprendre à construire un horaire fiable et engageant.
Mais avant d’attaquer les 6 étapes, un petit focus de vocabulaire est nécessaire :
- Problème (s) Projet (s) : c’est la ou les principales raisons qui ont amené l’entreprise ou le client à lancer le projet (ex. : arrivée réussie sur un nouveau marché, respect d’une nouvelle loi…)
- Besoins : Les besoins doivent être couverts pour répondre aux défis du projet (par exemple, mise en place d’une nouvelle offre, refonte d’un parcours d’abonnement pour se conformer à la loi…)
- EB : Expression des besoins (généralement un document qui décrit en détail les besoins à couvrir)
- Exigence macro : C’est une façon d’exprimer les besoins à couvrir de manière agrégée et très synthétique (par exemple, refonte de la première page d’un itinéraire de vente…)
- MOE : Gestion de projet, ce sont les équipes ou les partenaires qui effectuent le travail. Si je prends l’exemple de l’informatique, le MOE est représenté par les architectes et les développeurs
- Charges : Charges dans le monde de la gestion de projet (y compris IT) signifie l’effort nécessaire à l’exécution d’une tâche et il est exprimé en Man Day travaillé ou en monétaire (Euros) ou en délais (ex 3 semaines de délai)
- SFD : Spécifications fonctionnelles détaillées
- Intervenants : Toute personne, équipe ou partenaire impliquée dans le projet
- Diapositive : un tableau de présentation à projeter à l’écran comme l’exemple du logiciel Microsoft Power Point ou son équivalent libre Open Office
- Slideware : jeu de diapositives
Étape 1 : Comprendre les enjeux
Cette étape est primordiale. Vous devez vous assurer que vous avez clairement identifié les problèmes qui ont conduit votre structure ou votre client à lancer ce projet. Il vous sera très utile dans l’établissement des priorités et la planification des chantiers et des tâches de construction.
C’ est en comprenant les enjeux que vous prévoyez, par exemple, plus de temps sur le projet Communication parce que vous avez compris que l’un des défis du projet est de restaurer l’image de l’entreprise. Ne confondez pas les questions et les besoins à couvrir que nous verrons tout de suite à l’étape suivante.
Deuxième étape : encadrer et définir les exigences
Après avoir compris les questions impliquées dans la , vous allez maintenant reprendre les discussions avec les candidats afin de définir leurs besoins dans une large mesure. A ce stade de l’exercice pas besoin d’entrer dans le détail des besoins (ce que les informaticiens appellent l’EB pour l’expression des besoins).
Votre rôle ici n’est pas seulement de tenir le crayon, mais aussi d’aider ceux qui demandent à se poser les bonnes questions pour être sûr de ne pas manquer les besoins et revenir vous voir quelques semaines plus tard et bouleverser votre beau horaire que vous auriez établi et diffusé.
Par exemple : le client vous indique qu’il souhaite configurer, sur son site Web existant, un chemin d’abonnement pour la nouvelle offre. Il vous appartient de le faire réagir à la nécessité ou non de garder une trace des tentatives d’abonnement non terminées par exemple. Les besoins sont bien encadrés, vous devriez sortir de cet exercice avec une liste de macros exigences que le projet devra répondre.
Étape 3 : Exercice d’évaluation des dépenses
Votre liste des exigences (besoins macroéconomiques) en main, vous commencez la phase d’évaluation des coûts et des délais d’achèvement avec les différents EO et partenaires. Bien sûr, toutes les règles de bon sens ne devraient pas nous échapper au cours de cet exercice :
- Inutile d’appuyer sur le développeur pour réduire ses prévisions de charge sur une tâche dont le résultat est très attendu par le client (voir Comprendre les besoins)
- Gardez toujours à l’esprit les défis du Projet : pas besoin de se battre pour gagner quelques heures de développement sur un projet majeur de votre structure
- Comme vous l’avez fait avec les candidats, aidez votre MEO à poser toutes les questions afin de ne pas oublier les tâches à évaluer
- Ne sous-estimez pas les tâches de relecture des livrables documentaires (EB, SFD…)
- Même après avoir sécurisé les étapes 1 et 2, il y aura toujours du matériel pour revenir à des besoins non couverts ou mal compris…
- Vos charges doivent être prises en compte : direction transversale, relecture des produits livrables, cadrage
ateliers
Étape 4 : Planification théorique
Nous sommes presque là, Vous avez les fardeaux de toutes les parties prenantes. Vous avez aussi les délais et les contraintes les uns des autres.
Dans les étapes 1 et 2, vous avez peut-être noté de fortes contraintes de calendrier imposées par les demandeurs : il peut s’agir, par exemple, d’une date à laquelle le nouveau produit doit absolument quitter afin de ne pas manquer l’entrée dans un nouveau marché ou d’une date limite dans laquelle votre projet doit permettre au demandeur d’entrer en conformité.
Vous disposez maintenant de suffisamment d’éléments pour effectuer le premier exercice de planification en tenant compte de toutes les contraintes que vous avez identifiées jusqu’à présent. Des outils et des conseils pratiques pour produire rapidement et simplement un horaire professionnel feront l’objet d’un article dédié.
Cela dit, sachez qu’une feuille de calcul (exemple : Open Office ou Excel) suffit à construire les calendriers de 80 % de vos projets. À des fins de présentation, lors de vos réunions de projet, vous pouvez simplement copiez coller votre planning de la feuille de calcul vers votre support de réunion ou redessinez une version plus agrégée (sans les détails de toutes les tâches et sites de travail) de votre planning sur une diapositive.
Étape 5 : Optimisation et fiabilité de la planification
Vous avez enfin produit votre première version du calendrier, vous êtes impatient de la présenter à votre direction ou à votre client. Patience, je propose de passer une couche d’optimisation et de fiabilité en effectuant les ajustements suivants :
- Installer les airbags :
- Comme dans un véhicule, nous sommes heureux d’avoir des airbags en cas d’obstacles surprise.
- Je vous invite à identifier les tâches les plus sensibles dans les chantiers navals :
- prévoir quelques jours entre ces tâches et les tâches suivantes pour compenser les retards éventuels pendant le projet
- Bien sûr, en ce qui concerne votre MEO, vous restez sur les chargements convenus. Il s’agit d’une vue Planning.
- Rétablissement d’un passe de parallélisation des tâches pour identifier de nouvelles pistes d’optimisation
- Vérifiez que vous avez pris en compte les jours de faible productivité :
- Jours fériés : à griser
- Des ponts potentiels que les employés pourraient être tentés de faire (exemple : si un jeudi est un jour férié, les employés pourraient en profiter pour s’absenter aussi le vendredi)
- Par exemple, évitez de placer vos réunions de suivi importantes ces jours-là
- Vacances scolaires : Je vous invite même, si vous le pouviez, à prendre en compte, les perturbations possibles de longue durée dans les transports publics.
- Cela pourrait perturber la conduite de vos réunions ou même l’exécution des tâches planifiées.
Étape 6 : Engagement
Vous avez maintenant en votre possession un calendrier optimisé et fiable, vous devez maintenant obtenir ou confirmer l’engagement de toutes les parties prenantes autour de ce calendrier. Pour ce faire, utilisez tous les moyens que vous pensez est pertinent et approprié pour vos interlocuteurs :
- Il peut s’agir d’un simple émail ou vous demandez à vos destinataires de confirmer que le calendrier joint par la poste est pris en compte.
- Il peut s’agir d’une réunion officielle ou vous rassembler tous les représentants des parties prenantes et officialiser la validation du calendrier par une réunion RC
En suivant les six étapes ci-dessus, vous le faites, ce qui est votre responsabilité d’assurer la planification de votre projet. Étant personnellement impliqué dans la gestion de plusieurs projets au quotidien pendant plusieurs années, je ne peux que vous inviter à suivre ces conseils et vous le jugez même.
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