La réussite d’une réunion dépend de plusieurs éléments. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de bien l’organiser. Parmi les éléments incontournables, la salle de réunion est en tête de liste. C’est le cadre dans lequel sera organisée la réunion. Ce lieu doit répondre à certains critères si vous voulez qu’il accueille l’événement dans le calme le plus absolu. Son choix peut être très complexe. Pour vous aider à dénicher votre salle de réunion, voici 5 bons conseils qui vous seront certainement utiles.
Plan de l'article
1- La localisation
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La localisation est l’un des éléments clés à prendre en compte pour choisir la salle de réunion. En effet, elle ne doit pas être trop éloignée de la zone dans laquelle est située la société. Vous devez alors louer une salle de réunion à Rennes si votre entreprise se situe dans la région. Veillez à ce que l’adresse soit facile à retrouver pour tous les membres. Évitez d’opter pour une salle de réunion située à l’étage d’un bâtiment sans ascenseur si vous comptez des personnes à mobilité réduite dans votre équipe. Privilégiez une salle de réunion située dans un cadre calme, loin des bruits de moteurs.
2- La taille et les équipements
La taille de la salle de réunion va dépendre de vos besoins. Il faudra ainsi les définir pour mieux choisir. Il faudra ainsi privilégier une salle qui pourra accueillir tous les membres de votre équipe. La salle de réunion doit également être bien équipée. Vous devez y retrouver des mobiliers confortables, car la réunion va durer des heures sans aucun doute. Assurez-vous qu’elle est dotée d’un écran de projection, d’un projecteur ou d’une TV assez grande pour une meilleure visibilité des affichages. Une imprimante, une connexion internet et un téléphone seront nécessaires. Vérifiez aussi que la salle jouit de la bonne climatisation.
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3- La disposition des lieux de la salle
La disposition de la salle va déterminer le déroulement de la réunion. Pour les formations, c’est la disposition « classe ou école » qu’il faut privilégier. Si la formation va exiger des échanger entre les membres, c’est la disposition « Tables en U » qu’il faudra adopter. Si vous organisez la réunion dans le but de présenter un produit ou des résultats, la disposition « théâtre » sera la meilleure option.
4- L’ambiance et le niveau de standing
Une salle chic ou décontractée va contribuer à la réussite de votre réunion. Elle peut aussi être insolite si vous le désirez. En la matière, il y a des salles raffinées, atypiques ou conventionnelles. Vous pouvez toujours louer une salle de réunion traditionnelle dans un hôtel ou une salle dans un espace de coworking.
5- Les breaks et les pauses déjeuner
Les breaks et les pauses déjeuner sont nécessaires pour permettre à l’auditoire de retrouver son attention. Ce sont des moments d’échanges et de partage qui servent à s’évader. Les membres vont pouvoir reprendre des forces autour de différents mets et des boissons énergisantes. La salle peut être dotée d’un espace détente dans ce cas. Un distributeur de café et une fontaine à eau pourront être nécessaires.
6- Les services additionnels proposés
La localisation est un autre critère à prendre en compte. Vous devez considérer l’ambiance générale proposée par la salle. Une ambiance positive et motivante favorise la concentration et permet aux participants de tirer le meilleur parti possible de leur temps passé ensemble.
Certains prestataires seront certainement capables d’aménager leur espace afin qu’il corresponde parfaitement au thème choisi pour votre événement (par exemple, si vous organisez une conférence sur la nature). Des éléments tels que les couleurs choisies pour décorer les murs ainsi que l’éclairage utilisé peuvent avoir un impact considérable sur l’atmosphère générale.
Prenez donc soin d’examiner cette dernière caractéristique avant toute chose afin que vos invités puissent profiter d’un environnement de travail stimulant qui les encouragera à participer activement et à s’impliquer dans votre événement.
7- La flexibilité des horaires de réservation
Vous devez vérifier que la salle de réunion choisie offre une grande flexibilité en termes d’horaires. Cela permettra à vos invités d’être présents dans les meilleures conditions possibles, sans avoir à s’inquiéter pour leur emploi du temps.
Effectivement, certains prestataires peuvent être très stricts sur les heures que vous êtes autorisé à utiliser leur espace. Ils peuvent par exemple exiger un paiement supplémentaire si votre événement se prolonge au-delà de l’horaire prévu.
Pour éviter toute mauvaise surprise le jour J, il est donc crucial d’examiner attentivement cette caractéristique avant de prendre votre décision finale. Vous devez aussi veiller à ce que tous les services annexes soient disponibles pendant toute la durée de votre événement. Posez toutes vos questions et assurez-vous d’avoir une réponse claire et précise avant de signer le contrat.
Choisissez une salle qui propose suffisamment d’options différentes, afin qu’il soit plus facile pour vous et vos invités d’ajuster votre emploi du temps en fonction des circonstances imprévues qui pourraient survenir lorsqu’on organise un tel événement professionnel.
